在公共檔案管理的傳統上，負責挑選和保存歷史檔案的負責人會被尊稱為「文獻遺產的守衞者」(“The Guardian of Documentary Heritage”)。在香港，政府檔案處處長及其轄下的歷史檔案館館長就肩負起這文獻傳承的責任：他們替香港市民監察每個政府部門的檔案管理工作，同時防止部門任意銷毁公共檔案。

當部門完成公務後，需要將有關檔案交由歷史檔案館館長作初步鑒定（話得說回來，在沒有檔案法下，根本不能保證部門會照辦），檔案館館長完成評審後，需要再上呈政府檔案處處長作最後決定。這設計原來是希望檔案鑑定 (records appraisal) 的工作是由政府內最具檔案知識和經驗的檔案專業人員一起作決定，以求達至最客觀和專業的決定。「檔案鑑定」是歷史檔案館處理和保存檔案的第一步，亦是最重要的工作，因為鑑定的結果最終決定館藏的質和量。

若果要做好檔案鑑定工作，我們會要求有關人員需要具備下列基本資歷：
(a)    熟悉特區政府的組織架構、行政歷史、功能轉變等；
(b)    對決策局與部門的檔案系統和流程，以及分類和檢索系統具研究；
(c)    具古文書學(Diplomatics)的訓練，能夠衡量檔案的真確性和可靠性；
(d)    對歷史學和史料學具研究，同時熟悉香港歷史和地方社區的發展；
(e)    與從事不同範疇的香港研究學者具聯繫，能夠掌握學者們過去和現在的研究方向，並能估量他們將來的研究興趣；和
(f)    對自己檔案館和其他檔案館（包括本地、內地和海外）的藏品瞭如指掌，從而明白自己檔案館需要新添甚麼的藏品，以及甚麽檔案可以補足其他檔案館的館藏。

在香港特區政府內，政府檔案處長周仲賢先生和他的下屬，歷史檔案館館長劉善君女士便是專責這項複雜而艱巨的工作。但他們勝任嗎？