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Simon | 20th Feb 2009 | 檔案 | (828 Reads)

根據政府現行的行政指引〔要强調的是,這既非法律的規定,亦不是政府規例 (regulations)〕,任何政府部門若要銷毀檔案,需要預先得到政府檔案處處長的書面同意才可。

一般做法是,部門首先為打算銷毁的檔案準備一張清單,然後交予檔案處處長,檔案處按清單內的資料來鑒定(appraise)每份檔案的價值(主要是鑒定它們的歷史價值 (historical/archival value),其中若有檔案被鑒定為具有永久保留價值的話,檔案處處長便會要求部門,將有關檔案移交至歷史檔案館永久保存。

這個被政府在不同場合都吹噓為「行之有效」的措施及制度,究竟出了甚麼問題呢?以下是我綜合廿多年來的經驗和觀察的所感及所想:

(一)何謂「指引」?在政府的管治環境 (setting),「指引」乃一些只具勸導性質,並無約束性的條文(或充其量叫「建議」)。簡單來說,若果部門不依隨的話,部門及執事大人都毋需負上任何責任。由於銷毁政府檔案的程序既非法律條文,又非規例,政府部門自然有機會不按「指引」要求,在銷毁檔案前向檔案處申報(水庫的引水道失修!)

(二)同樣道理,在缺乏法定權力的情況下,檔案處不能要求部門解釋及到部門調查,最終無法得悉部門有否違反「指引」的規定去銷毀檔案(廉政公署最近被揭發肆意銷毁檔案,相信檔案處處長也跟廣大市民一樣,只能夠從報章的報導才得知)。

(三)更可笑的是,有些最初「聽話」的部門,依指引要求向政府檔案處處長申報,但最後又因各種原因,拒絕將已鑒定為具有(或可能有)永久保留價值的檔案,移交(transfer) 給政府檔案處作保存或進一步鑑定(引水道進一步瘀塞)!

(四)最後(亦是最重要的),就算全特區政府的各局、各部門都是聽話的一群,每逢銷毁檔案皆依從「行政指引」向檔案處處長申報,但究竟檔案處能否有效和具效率地應付呢?「能夠應付」者,包括两方面問題:一是有否足夠數目的檔案專業人員去處理所有部門的申請(須知道,政府每年銷毁的檔案以百萬件計);再者,長期由一般職系(非檔案專業)人員充任檔案處處長 (檔案處處長一職,本來是由專業職系人員担任,現在由一行政主任瓜代) 及由這處長領導下的負責人員,究竟有否足夠的經驗、歷史視野和識見、檔案鑒定的專業知識等,來鑑定由部門呈交上的清單內每一份檔案,從而代你、代我、代你和我的子子孫孫,選取及保留那些具有歷史價值的檔案呢?

根據我在政府檔案工作了超過20年的認知,我可以告訴你,我對上述四項都持極悲觀及否定的態度。

如果您仍相信唐英年司長在立法會,被行政署長「誤導」下所言,現時政府的檔案管理制度是「行之有效」的話,我不敢說您是白痴,但您肯定是「天真」得可人!

(「政府如何部署摧毁及陰乾我們的檔案文獻」之八 )


[1]

依你所言,政府部門可選擇永不呈交檔案予歷史檔案館鑒定;就算被鑒定具永久保存價值的檔案也可以用各種借口不移交;甚至移交後也可運用特權召回;加上檔案館負責人員又欠專業知識,怪不得學者們抱怨歷史檔案館的館藏乏善足陳!這叫行之有效?是嚇死人還是笑死人!


[引用] | 作者 要問 | 25th Feb 2009 | [舉報垃圾留言]