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Simon | 17th Dec 2008 | 檔案 | (585 Reads)

上一次講到文件紀錄一定要經過歸檔 (filing)的程序才可成為檔案 (records)。歸檔基本上是將屬於同一公事活動過程中產生及收受的各種各樣的文件,依時序收納及保存在同一個案卷 (file) 內的過程。將同一活動的文件歸納在一起,令使用者清楚可以了解到整個公事活動的背景、過程、細節及來龍去脈;透過這些脈絡資料 (contextual information),文件間的相互關係就更加明顯。

以下故事,可以令您更加明白脈絡資料的重要性:

數十年後的某日,您的一個叫做「糖糖」,在香港某大學堂當小教習的孫女兒,想到香港政府的歷史檔案館 (Public Records Office) 搜集資料,研究以前一個名為Donald曾的香港特首的施政得失。

我不得不再說一遍:如果現時特區政府在公共檔案管理上的無規、無管、無法、又接近無天的困局維持不變 (容後再介紹這困局的實况和大家分享),您那「糖糖」就別奢望我們的政府會留下甚麽檔案給她作研究之用!

記得城大葉健民教授的經歷嗎?他竟然「捨遠求近」地走去位於觀塘的香港政府歷史檔案館找六七暴動的檔案,結果無功而還;不忿之餘,走去遠至我們前宗主國的英國國家檔案館碰運氣,結果幾機密的檔案都找到,成為香港人的莫大諷刺和悲哀!

又有一個叫王慧麟的本地文化人,在他寫 《閱讀殖民地》一書時,未敢忘記感謝英國政府(不是港英政府)替他留下很多有關香港當年的絕密檔案,幫助他成書。

葉健民和王慧麟要遠赴英倫才能搜集到我們香港的檔案資料!啓示是甚麼?英國有《檔案法》,香港沒有!

再繼續說「糖糖」的故事:她非常幸運,「竟然」在歷史檔案館裹找到一份特首辦當年的密件,這密件(其實只是一封短箋)單獨地收藏在一信封內,信紙是特首辦專用的信箋,信的內容只得一行字:"Carrie, go ahead and do it." 然後就只得一個簽名:Donald。「糖糖」審視良久,最後都是丈八金剛,看不出一個所以然!

這份文件肯定的是Donald曾特首的墨寶(從簽名式樣可知),但撲索迷離的是:這Carrie是何許人也?Donald曾叫這 “Carrie go ahead” 去 “do” 甚麼呢?這信箋既以密件發出,應該不是一樁芝麻綠豆小事吧!不是叫Carrie去拉拉面皮吧!

下次再談。


[4]

或者應該要問:為什麼當時的港英政府沒有設立檔案部呢?

Karl
[引用] | 作者 Karl | 19th Jan 2009 | [舉報垃圾留言]

[3]

其實政府公函應該全部有個 NUMBER 跟住... 屬於邊個 FILE... etc

依單野, 究竟係 prof. chu 有料想爆, 定係老吹???


[引用] | 作者 | 19th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[2]

很耐人尋味呢!

在政府的directory中尋找carrie,第一個是尤曾家麗……


[引用] | 作者 八卦 | 19th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[1]

哪個高官洋名叫 Carrie?? 還是特首辦的人員???


[引用] | 作者 | 18th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]