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Simon | 15th Dec 2008 | 檔案 | (577 Reads)

繼續談愛因斯坦的遭遇和甚麼是檔案。

檔案是一種紀錄,是個人(如前述的愛因斯坦)或機構 (如同一故事中的鐵路公司),在公事活動時所產生 (create) 或接收 (receive) 的文件。這些文件可以是一般往來通信、便箋、通告、收據、報告等。這些文件經過「歸檔」(filing) 的程序保存下來,作為有關公事活動的憑證;這些「憑證」就是檔案了。

我們需要强調:現今資訊科技日新月異,檔案不一定只限於紙張,只要符合上述的要求,檔案是可以任何形體存在,譬如錄像帶、光盤、縮微膠卷、甚至是電子多媒體等。

 

愛因斯坦在上述故事的「公事活動」是:光顧鐵路公司買票坐火車到目的地。在這過程中,車票是他收到 (receive) 來自鐵路公司的紀錄;在鐵路公司而言,同一張車票是她產生(create)的文件。作為售賣的紀錄,相信這車票上面應該會載有發出日期和時間、車票編號、火車班次、票值、上車的車站和目的地等等。

不過,在檔案管理學而言,愛因斯坦手上的那張車票(如果最後找得到的話),由於未經過「歸檔」的程序,所以仍未可稱之為檔案;相反,當鐵路公司收到車資,將車票售予愛因斯坦後,很有機會將這一宗交易登記在她的銷售紀錄內,方便日後查賬或作其他用途 (這已是一般的「歸檔」程序了),所以愛因斯坦這一次交易,便會出現在鐵路公司的檔案內。

因此就算愛因斯坦最後真的遺失了該張車票,相信鐵路公司還是可以從她的檔案中,翻查到愛因斯坦原先想到的目的地(這視乎鐵路公司的效率,找到時,火車可能已過了此站),「檔案」 真偉大!

不過,我們要牢記的是:文件紀錄必需經過歸檔,才可成為相關公事過程的檔案(或憑證)

相信您會接着問,文件為甚麽要「歸檔」才能夠成為憑證?「歸檔」究竟有甚麼特別意義?下回再談。


[1]

賣車票給誰,不會有存檔吧!?這只是一個假設,是嗎?

Karl
[引用] | 作者 Karl | 19th Jan 2009 | [舉報垃圾留言]